ノベルティ記念品配布時に添えるお礼状について、みなさんはどの程度ご存じでしょうか。
｢どんな文章を書いたらいいの？｣
｢書き方に決まりはあるの？｣
｢はがきと手紙どちらがいいの？｣
などあまり詳しくはご存じないのではないでしょうか。
今回は、ノベルティ記念品配布時に添えるお礼状のビジネスマナーに関することについて、効果、文例、書き方、形式、渡し方まで幅広く解説致します。
ノベルティ記念品配布時にお礼状を添える効果とは
まずは、ノベルティ記念品配布時にお礼状を添える効果についてご紹介します。
既存の顧客との関係性を深めるため
ノベルティ記念品を配布し、お礼状を添えることにより、既存の顧客に対して、日頃のお引き立てに関する感謝の意を表すとともに、今後の関係の継続をお願いすることにより、関係性を深める効果が期待できます。
記念品と一緒にお礼状を添えることにより丁寧に感謝の意を表するため
記念イベント開催時に、ノベルティ記念品を配布するだけでなく、一緒にお礼状を添えることにより、参列者に対して、より丁寧に感謝の意を表すという効果が期待できます。
今後の販売促進につなげるため
ノベルティ記念品とお礼状により、感謝の意を表し、きちんとした会社であると認知してもらうだけでなく、より一層の関係性を深めるとともに、今後の販売促進につなげる効果も期待できます。
会社や自社商品のさらなる認知度向上・イメージアップのため
記念イベントの参列者に対して、ノベルティ記念品を配布するだけでなく、一緒にお礼状を添えることにより、会社や自社商品のさらなる認知度向上・イメージアップに繋がる効果を期待できます。
ノベルティ記念品配布時にお礼状を添えるのは、記念品をお渡しする方に感謝の意を表し、既存顧客との関係性を深めて、今後の販売促進につなげるとても重要な目的のためです。
きちんとしたお礼状を作成することは、ノベルティ記念品と同じくらい大切になってきます。
シーン別ノベルティ記念品配布時のお礼状の文例
次に、シーン別ノベルティ記念品配布時のお礼状の文例についてご紹介します。
会社創立記念品のお礼状の文例
会社創立記念品のお礼状の文例は以下のとおりです。
謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、今般、弊社創立に際しまして、記念イベントへのご参列を承り、厚く御礼申し上げます。
弊社が創立まで漕ぎ着けられましたのも、ひとえに皆さまのご尽力によるもの外なりません。
皆様のご期待に応えられるよう、社員一丸となって事業を推進していく所存です。
今後とも何卒末永いご指導、ご鞭撻のほど心からお願い申し上げます。
謹白
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周年祝い記念品のお礼状の文例
周年祝い記念品のお礼状の文例は以下のとおりです。
謹啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、今般、弊社創立○○周年記念イベントにご参列いただきまして厚く御礼申し上げます。
弊社が創立○○周年を迎えられましたのも、ひとえに皆様の日頃よりのお引き立てによるものと深く感謝しております。
今後も弊社社員一同、皆様のご期待に添えますよう業務に邁進する所存でございます。
何卒今後も旧を倍するお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
謹白
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新商品発売記念品のお礼状の文例
新商品発売記念品のお礼状の文例は以下のとおりです。
謹啓 時下ますますのご清祥のことと心よりお喜び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。
さて、今般、弊社の○○事業部より新商品「○○」を発売できる運びとなりました。
これもひとえに皆様のお引き立てによるものと深く感謝しております。
今後は弊社社員一同、皆様のご期待に添えますよう業務に邁進する所存でございます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を、賜りますよう謹んでお願い申し上げます。
謹白
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各シーンにおけるお礼状の文例については、今回ご紹介した文例以外にも書き方はさまざまあります。
大切なことは、あまり文例だけにとらわれず、自社の言葉で日頃からお世話になっている関係者への感謝の意を表すことです。
文例を参考に心のこもったお礼状を作成しましょう。
お礼状のビジネスマナーとは
最後に、ノベルティ記念品配布時に添えるお礼状に関するビジネスマナーについて詳しくご紹介します。
基本的な文章構成
お礼状の冒頭には「頭語」、末尾には「結語」をつけましょう。
ビジネスシーンでは、「拝啓・敬具」よりも、より丁寧な「謹啓・謹白」がおすすめです。
お礼状の基本的な文章構成は、頭語のあとに、時候や安否の挨拶、そのあとに主文であるお礼を述べます。
前向きで明るい印象を先方に与えるためには、今後の抱負などを述べることも必要です。最後に結語で締めましょう。
表書き・裏書きの書き方
記念イベント開催時に配布するノベルティ記念品に添えるお礼状の場合には、表書きは「御礼」として、裏書きは、封筒の裏に、郵便番号、住所、会社名、代表取締役社長の氏名を書きます。
縦タイプの封筒は真ん中あたり、横タイプの場合は、下の方に3～4行になるように書きましょう。
また、封筒を糊付けした後は、「〆」や「封」などの封字を忘れずに。
欠席した参列者に対して、別日に直接手渡しではなく、やむを得ず郵送する場合の封筒の表書きは、都道府県名や「丁目」「番地」「号」「ビル名」なども省略せず、「（株）」も「株式会社」と明記し、会社や部署には「御中」、個人には「様」を付けましょう。
言葉選びに注意する
お礼状には、「倒れる」「潰れる」「閉じる」などの「忌み言葉」を使わないように心がけましょう。
また、尊敬語や謙譲語を効果的に使い、あまり長文にならないように注意して、時候の挨拶をしたあと、簡潔にしかも丁寧にお礼の言葉を述べましょう。
（忌み言葉の具体例）
倒れる、潰れる、閉じる、終わる、消える、切る、失う、落ちる、折れる、枯れる、崩れる、朽ちる、退く、去る、散る、詰まる、滅びる、負ける、敗れる など
謙虚な言い回しの文例
お礼状は、「日頃のお引き立てに対する感謝の念」を中心に作成し、全体を通して、謙虚な言い回しに徹しましょう。
「今後の指導」「見守りのお願い」「今後の抱負」なども挿入して、会社の宣伝はさりげない程度にとどめましょう。
表だって宣伝しないことが逆にイメージアップにつながり、宣伝になります。
封筒＋手紙・はがきの形式
イベントで配布するノベルティ記念品に添えるお礼状は、封筒に手紙かはがきを入れる形式がより格式が高くおすすめです。
お礼状の折り方・入れ方
お礼状を封筒に封入するときは、縦長の和封筒の場合は、封筒の裏から見て、手紙の書き出しが右上になるよう三つ折りに、洋封筒の場合は、封筒の表から見て手紙の書き出しが右下にくるように三つ折りにします。
二つ折りの場合は、山になる部分を下にして手紙の表面と封筒の表が向かい合わせになるようにします。
直接手渡しが基本
ノベルティ記念品やお礼状は、イベント時や別日に直接お会いして、口頭で丁寧に感謝の気持ちを伝えながら手渡しするのが基本です。
ただし、コロナ禍のため、いまは接触回数を少しでも減らした方がいいのも事実です。
直接お会いできずに、ご郵送をしなければならない場合には、お礼状に以下の言葉を付け加えましょう。
「本来であれば、直接お会いしてご挨拶差し上げるところですが、取り急ぎ書中をもちまして御礼申し上げます。」
お礼状を作成するに際しては、いくつかのビジネスマナーがあります。
今回ご紹介したのはあくまでも基本的なことです。
地方により風習が違ったり、人によって考え方も違ったりするので、もし、わからないことがあれば、プロである依頼業者に相談しましょう。
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まとめ
ノベルティ記念品配布時に添えるお礼状は、お渡しする方に感謝の気持ちを伝えるとても大切なツールです。
お礼状に関するビジネスマナーを心得ていないと、お渡しする方に感謝の気持ちを伝えられなくなるだけでなく、せっかくのノベルティ記念品の効果を打ち消してしまいます。
そうしないためにも、正しい知識を身につけて、ノベルティ記念品と合わせて今後の販売促進につなげましょう。
なお、ノベルティ記念品をご検討の際にはぜひ、「名入れ製作所」サイトをご利用ください。
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